对各级各类单位死亡人员人事档案归属与流向的调查与思考

时间: 2014-01-31 18:21:28 来源:未知 作者:admin 点击:83 次
  

  死亡人员人事档案是人事档案的重要组成部分,属于国家重要的档案资源。为摸清该类档案管理的现状,我们以常德市为例选取9种类型90个样本开展了专题调研。通过对样本汇总分析,总结出了该类档案目前的管理现状,提出了相应的管理建议。

  一、死亡人员人事档案的归属与流向基本情况
  1. 组织部门:一般能按要求管理权限范围内的死亡干部档案,不定期地向同级国家综合档案馆移交,无档案销毁情况。组织部门能基本掌握死亡人员情况,目录齐全,编目编号规范,能提供电脑检索。但大多数没能按《干部档案工作条例》规定及时将死亡人员人事档案移交档案馆。另外,有的组织部门缺档案移交、登记台帐。
  2. 劳动人事部门:我们选择了社会保险处、劳动就业处为调查样本,其死亡人员人事档案数量大,存在底子不清、收集不全、未及时归档等情况。无移交综合档案馆、无销毁情况。县级劳动人事部门普遍存在应该接收国有企业、国有改制企业、非国有企业的人事档案资料收集不齐全的问题,相当部分未能及时登记、分类、编目,没有做到有序排放和有效监管,存在“生者与死者档案混装”的情况。同时,多数县级劳动人事部门对死亡人员情况不够了解,对档案的数量、来龙去脉等底子不够清晰。
  3. 机关、群团组织:死亡人员人事档案未统一归口管理,没有移交综合档案馆和销毁档案的情况。市级机关中,有的主管部门除本系统副处级以上干部人事档案组织部门统一管理外,系统及直属单位科级干部人事档案自行管理,其他人事档案则由直属单位自行管理,新录用人员人事档案则多由人才交流中心托管。县级机关中,除部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门统一保管外,大部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门和劳动人事部门管理,干部档案在同级组织部门,职工档案在同级劳动人事部门,流向与归属情况各不一样,管理存在漏洞,甚至出现“无头档案”的现象。
  4. 国有企事业单位:除了由党委政府任免的干部档案由组织部门保管外,一般职工人事档案或自行保管,或部分由主管部门保管,或由人才交流中心托管,无移交综合档案馆情况,无销毁情况。
  5. 国有改制企业:移交情况不一,管理情况各异,没有销毁情况。有的行业主管部门管理改制前相关人事档案,因无人申报而对死亡人员情况不知晓,对死亡人员数量、情况无法统计,登记、管理不到位一直未移交。有的企业保存改制前的人事档案,清理与整理不到位,登记和分类不及时,部分没有保存死亡人员人事档案,改制期间调离、解聘、退休人员其档案随人走。也有的企业改制前的人事档案包括死亡人员人事档案在改制期间已移交劳动人事部门,而改制后没有建立人事档案,或将招聘人员档案打捆保管,没进行装袋、整理,数据不清楚。
  6. 非国有企业:部分企业自行保管人事档案,但多数没有保管死亡人员人事档案;部分企业委托专业机构托管人事档案。据查,非国有企业多数人事档案建立欠规范,欠完善,无统一标准,甚至少数没有建立人事档案。无移交综合档案馆情况,无销毁情况。此外,个别县由乡镇劳动保障站负责管理当地非国有企业人员人事档案。
  7. 高校:由学生部自行保管学生档案,管理较规范,底子清楚。无移交情况,无销毁情况,极少数死亡学生档案被死亡学生家属提走。
  8. 人才交流中心:人才交流中心保管的主要是事业单位委托、企业委托、个人委托托管的人事档案,数量大,没有移交、销毁情况。因为很难掌握死亡人员信息,委托管理往往仅限于简单存放、保管,所以对于死亡人员人事档案的情况底子不清,无法准确统计,不少生者、死者人事档案未分开。
  9. 社区、居委会:从选取的调查样本来看,很少建立和保存死亡人员人事档案,少数存有或建立了人事档案,但都不存在移交综合档案馆情况,无销毁情况。当辖区内有人员死亡情况时,一般是报送当地派出所,由派出所负责户籍薄(卡)上核销,并登记管理。个别社区试点保存县劳动人事部门移交过来的企业退休职工人事档案,但是否死亡情况不清楚。个别县由乡镇管理村委会、社区的人事档案,但这些人事档案普遍存在资料少、内容缺、不齐全、不规范的问题。
  二、存在的主要问题及原因分析
  1. 重视不够与认识不足,档案管理要素欠缺保障。调查显示基层单位普遍重视不够,认识不足,更多地是强调人少、钱少、事多等客观因素,投入人事档案工作的力度不够,而死亡人员人事档案工作更是被边缘化。拿被调查单位的档案员来说,档案员更换频繁,不懂业务的有之;档案员兼职过多,疲于应付的有之;档案员履责不力,责任心不强,认为“人死账亡”无关紧要的也有之。有的死亡人员人事档案被拆卸档案外壳,单独存放在类似杂屋的房间,没有任何保管保护措施;有的死亡人员人事档案被“束之高阁”置之不理,部分已有发黄、褪色、发霉、丢失等现象。
  2. 政策体制与利益等因素,致使档案管理主体分散、各自为政、归属流向不一。一是体制改革、企业改制人为地形成了“人档分离”,此类人事档案的归属与流向已失范,容易出现“无头档案”乃至丢失现象。二是多头保管加之联系机制未建立,造成信息沟通不畅,死亡情况无人申报无人查实,死亡登记不及时,管理跟进不到位。尤其劳动人事部门“生者与死者档案混装”普遍存在。三是虽然改制有政策,但也存在因利益难以贯彻落实的情况。如有的企事业单位改制期间,存在改制单位缺乏移交托管经费没有按政策移交托管,后多由主管部门代管系统内改制单位职工人事档案。
  3. 日常指导与监管缺位,档案业务水平参差不齐。部分组织、人事部门更多重视对在职、在世的人事档案建立、整理、审核等,而忽视了对死亡人员人事档案的指导、监督和检查。而档案行政部门由于上级没有政策和要求,平时很少介入其中。死亡人员人事档案工作的业务水平令人堪忧。一是档案资料收集不齐全。主要原因是档案资料移交和接收不及时。一般来说,如果对死亡人员人事档案不催不要,档案或材料就会长期滞留在单位或个人手里,不能及时归档,容易散失;二是日常管理不善。具体表现为档案装订、分类、编目、利用等不够规范,分开存放、流转登记、统计检查等工作不落实,管理粗放随意;三是整理质量不高。尤其是企业死亡人员档案整理标准不统一,内容不完整,建档欠规范;四是档案信息化程度低。由于缺乏相关意识,或是受客观因素制约,相关单位只把人事档案的目录、个人信息录入电脑,而检索、查阅仍采用手工操作。个别单位虽建立了人事档案信息库,但存在信息更新不及时的问题。   4. 现有制度少且约束有限,无章可循、无规可依的问题突出。在调查的9种类型单位中,仅组织部门有《干部档案工作条例》等依据。然而组织部门普遍没有按要求及时移交综合档案馆。据组织部门反映,难以落实的原因一是每年死亡的少,二是移交程序繁杂。有综合档案馆的同志认为组织部门档案难存放,或是不想管了才会考虑移交,并且移交的随意性大,手续难到位。现实中,各级、各行业经过调研形成人事档案管理制度的很少。调查对象中仅一家自行制订了制度,其中涉及死亡人员人事档案工作的只有“死亡人员档案,每年进行一次清理,重新编号,另行归档”一句。由于大多无章可循、无规可依,死亡人员人事档案管理往往流于形式,既无工作内容、目标任务,也无原则手续、操作流程,更无职责权限,责任追究,久而久之便形成了被动应付的局面,多满足于“用时记得起,闲时搁一边”的现状,这不仅使得工作无所适从,也使得档案面临安全隐患。
  三、对死亡人员人事档案管理的建议
  1. 高度重视提升认识。各级各类单位要以对党和人民负责、对历史负责的高度来重视死亡人员人事档案工作。一是要保证有专人负责。死亡人员人事档案工作是单位人事工作、档案工作的一项重要内容,具有很强的政治性、原则性、业务性,应明确专人负责,纳入单位工作总体规划。二是要切实将档案工作与其他日常工作同部署、同推进、同检查、同考核。在现行体制下,死亡人员人事档案工作多由政工、人事部门承担,其工作职责、任务要求等必须明确,并且有领导负责督促检查。三是要宣传学习相关法规和业务知识,提升人员的档案意识和整体认识水平,营造一个良好的、给力的人事档案工作氛围。同时鼓励、支持专业人员参与学习培训,通过“走出去、请进来”以及学习先进、学用结合等方式,了解相关工作的规律,掌握专业知识与技能,不断增强业务素质和专业水平。
  2. 实施归口统一管理。将死亡人员人事档案全部归口至国家综合档案馆保管,成立“死亡人员人事档案管理中心”,对各类死亡人员的档案进行资源整合,集中管理,建立死亡人员人事档案数据库。单位档案室、专业档案馆、专业机构等管理的死亡人员人事档案可依法移交至综合档案馆“死亡人员人事档案管理中心”,实施归口统一管理,有利于防止政出多门、人为过失,有利于档案工作“三个体系”建设。此外,劳动人事部门管理的人事档案较多,死亡人员人事档案也会越来越多,档案管理责任重大,有必要成立行业直属并接受档案行政部门指导的专业档案馆,实行专人专管,专门管理。
  3. 建立健全管理机制。国家档案行政部门要通过修改《档案法》,补充死亡人员人事档案工作内容和规定,明确档案行政部门的职责。省级档案行政部门应在广泛开展死亡人员人事档案工作调研的基础上联合相关部门出台实用性和操作性强的管理制度、办法,严格控制死亡人员人事档案的归属与流向,使其有规可依、有章可循。出台的制度应结合实际,突出整体联动和协作互动机制,针对档案鉴别接收(移交)、收集整理、保管保护、查阅利用、安全保密、流转销毁、信息化等程序和内容有具体而明确的规定,强化业务培训指导、信息沟通、监督管理及责任追究体系建设。对接收(移交)的时间、内容、要求、手续、费用等进行整体考虑。
  4. 加大投入做好前端控制。对包括死亡人员在内的所有人事档案要紧抓管理,做好移交前期各项日常工作。要切实加大投入,在人事档案“建、管、用”等方面下功夫。尤其在现有格局下,建议党委政府将各方面人事档案管理工作所需经费列入财政预算,确保人事档案工作经费,专款专用。档案行政部门应联合组织、人事等部门出台关于人事档案信息化的要求与标准,明确死亡人员人事档案涉及的重要内容需同步按照规定完成纸质档案数字化加工任务,在移交综合档案馆时与纸质档案一并移交。相关部门、单位在日常管理中,一是要高度重视人事档案管理,建立和完善相关的管理考核制度,及时解决实际困难和问题;二是要配备具有一定素质和专业技能的人员负责人事档案工作,尽量保持人员的稳定性与连续性;三是要配套档案管理相关硬软件设施。多数单位的人事档案长期保存在政工人事、人力资源机构,不仅需要专人专管,而且需要购置档案管理必备的设施设备, 努力改善档案保管保护条件,杜绝安全隐患。有条件的还应尽早争取新建或改造档案室,着手档案信息化建设等工作;四是依据法规、制度开展自查自纠。自查自纠的内容包括是否建立人事档案,收集是否齐全完整,整理是否科学规范等。经过自查自纠,积极、认真、及时地加以整改。其中对人事档案中材料不齐全、手续不完备、要求不符合的必须补齐、收全、完善手续后进行归档。对人员异动、工资调整、离退休、死亡等情况要进行完整、有效地登记和清理,实施档案动态管理;五是进一步加强培训、指导和监管。由组织、人事部门牵头,档案行政部门参加,联合开展对相关部门、单位的业务知识培训、日常业务指导和执法监督检查。
  (作者单位:常德市档案局 鼎城区疾控中心)

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